仕事をもっと効率的に行いたい。自分の時間をしっかりと管理をして、仕事とプライベートの時間を充実させたい。このように思っているビジネスマンは非常に多く、毎年 新しいシステム手帳や時間管理に関する本などが出てきているほど需要が高いものです。
あなたの時間を自分でしっかりと管理することで、仕事が効率的にこなせるだけでなく部下や後輩の教育・サポートの為にも時間を取ることも出来ますし、家族・友人 または自分自身のプライベートの時間も確保することが出来ます。
一般的な時間管理は上述しているように手帳を購入してそれにスケジュールやTo Doを入れていくもの。しかし、今回お伝えする方法は時間管理をする目的から明確にして、具体的な行動にまで落とし込む方法です。
この方法を実践すれば、あなたのやりたい事・達成したい事が出来ていきます。今まで3日坊主になりがちだった人でもアプローチ方法を変える事できっと実現できると思います。
価値観を明確にする
時間管理をするのに「価値観？」と思われたかもしれません。しかし、ここが最も大切です。手帳や仕事効率ツールを使ったり、何かやりたい事をやろうと思ったりしても、長続きしない・行動する事が出来ないというのは、この価値観を明確にする事ができていないからです。
例えば、あなたがブログを使って集客をしたいと思い、ブログを書く時間を取るために「ブログを書く」と手帳に書いたとしても、その時間には必ずと言っていいほど邪魔が入ります。その邪魔は一回ではなく何度も入ります。
急な仕事や飲み会の誘い、家族の用事などなど。これらに対抗するためには、あなたのブログで集客するということの価値観の優先順位を、他のものと比べて高くしなければいけません。更に言えば なぜ集客したいのか。なぜ事業を上手く行かせたいのか。
あなたの本当に大切なものは仕事なのか？など、もっと深いところまで時間をとって、あなたの価値観を明確にする必要があるんです。ここが出来ていないと、たかがブログを更新するという作業も、時間が経てばやりたくなくなり、継続する事が出来ないんです。
自己啓発的な本を読んだりすると、その時はテンションが上がって 「やるぞ！」という気になりますが、そんなものは一時的なものです。そうではなく、本当にやりたい事・大切な事にフォーカスをし、その上で目標設定、時間管理をしていきます。
価値観に基づいた明確な目標をもつ
目標をというのは、あなたが 何となくやりたい、こんな事をしたいなというものではありません。心から成し遂げたい、大好きだと思うものでないと、その目標に向かっての努力を継続する事は出来ません。その為には目標は価値観に沿っていなければいけないのです。
例えば、私の場合 「海外で仕事をするのがカッコいい」という価値観を持っています。これは私が留学していたときから持っている価値観でした。私は自分が大好きですので、自分がカッコいいと思うものになりたいという欲求を持たす為に行動をしています。この価値観に基づき、商社で海外営業をしたり、起業して輸入販売をしたり、現在に至っては タイのバンコクで会社を経営するようになっています。
別の例では、私の友人に元パンクロッカーがいます。この人はずーっと音楽をやっていて、音楽では食っていけないからといって、起業をしていますが、それでもその人の行動や発言は完全にパンクロッカーです。扱う商品もパンク系が多かったりします。これはこの人の価値観で、やはり人は価値観に基づいて行動するというのがよくわかる例です。
まず価値観を明確にし、それに沿った目標を作る時間を取る
効果的な時間管理をする上で必要なのが、価値観を明確にする時間を取ること。そしてその価値観に基づいた目標を明確にする時間を取る事です。
私は毎年の年末・年始のどこかで2日間 ホテルに泊まり込んで、周りの情報をシャットアウト。過去を振り返り、自分の価値観がどのようになっているかも手帳に書き出します。価値観は変わります。これは色んな経験をして、その中で強いインパクトを持ったものに自分も影響されていくからです。
学生の頃の価値観と今の価値観が違うといえば分かりやすいでしょうか。学生は人生において経験が不足しております。一方 社会人になると色んな事を経験します。色んな人に出会い、色んな本を読み、色んな事を体験する。なので、価値観が変わるというのはおかしな事ではありません。
※全く変わらない価値観というものもちろんあります。人が持つ価値観は1つだけではありませんので。
手帳に目標と達成までのスケジュールを書く
3年後の自分なんて中々 想像する事は難しいかもしれません。ですので、とにかく1年にフォーカスしましょう。3年後とか5年後になりたい自分に向かって努力をし続ける事が出来るかというと、そんなに簡単ではないですよね。目標は近い方が達成しやすくなります。
その身近な目標を一つずつ必死にこなして行く。その積み重ねが、ずっと前に進んで 振り返ったときにガムシャラに走ってきていたら気付いたら出来ていたという状態になるんです。私はまさか タイのバンコクで仕事をしているなんて、5年前には全く思ってもいませんでしたので。
なので1年間で達成したい目標を手帳に書き込み、それに向かって いつまでに どのように行動をして行くかを書いていきます。この時に明確な行動計画である必要はありません。この1年の間には実際に色んな事が起こります。
その中で目標達成の為に良いものを選択して行けばいいので、最初からガチガチに決める事なんて出来ません。とはいえ、行動指針は必要なので出来る範囲で書き出すというのは必要です。
3ヶ月の行動計画を書く
3ヶ月は1つのクオーターとして、行動計画が作りやすいです。1年とか半年だとどうしてもボンヤリしてしまいますからね。しかし3ヶ月だと、「この3ヶ月で〇〇をやろう！」というのは決めやすいですよね。
例えば、3ヶ月でブログ記事を50記事 書こうとか。見込み客のリストを100件集めようとか。マーケティングに関する勉強会に1回は参加しようとか。
こうやって行動計画を立てて行き、結果を分析すると 何をどれだけやったら、どんな成果が出るかが見えてくるようになります。なのでこの時間管理を実行する最初の方はあまり成果を目標としない方がいいです。行動する内容にフォーカスするようにしましょう。
1ヶ月の行動計画を書く
1ヶ月だと更に具体的な目標を立てる事ができます。今月はブログ記事を20記事書こうとか。リアルの営業だと見込み客に電話を500件かけようとか。
1ヶ月の行動計画においても、自分の中の 各役割を決めて それぞれに対して行動計画を立てます。人には複数の役割がありますからね。例えば、会社の経営者として、1人の父親として、1人の子供として、1人の地域の住人としてなどなど。
目標と行動計画は仕事だけに対してものもではありません。家族に対して今月は旅行に行こうだとか、子供に対しては 毎週 1回は一緒に出かけるだとか。一緒に本を読むだとか。人生は仕事だけではないので、仕事以外にも自分の価値観を明確にして、それに対してバランス良く 時間管理を実行していきます。
1週間の行動計画を書く
更に明確な行動計画を立てる事ができます。1週間というのは本当に区切りがいい時間管理です。私は主に月曜日の早朝に今週のスケジュールを立てるようにしています。土曜日、日曜日はプライベートの時間を充実させたいので。前は日曜日に全週を振り返り、次週の行動計画を立てていたんですが、日曜日は予定が入りやすく中々 習慣化するには難しいところがありました。
月曜日の早朝4時に起き、前週を振り返り、今週の目標を1時間ほどかけて手帳に書き出します。1人の活動エネルギーにはリズムがあります。月曜日からバリバリトップスピードでは、自分も含め他の人も 仕事なんて出来ません。
仕事のエンジンは火曜日から木曜日の午後にかけて高い状態を維持し、金曜日の午後からは完全に休みモードになっていきます。だから金曜日とかには作業ははかどらないですよね。そいういう理由で人と会うのは金曜日が多くなります。
毎日、毎週、毎月、3ヶ月毎に振り返る
行動計画を立てて、実行して終わりではありません。しっかりと振り返る事が重要なんです。私は毎日 その日の行動計画を書き、日記をつけて振り返ります。そして1週間毎に、その週を振り返り、要点をまとめます。
そして月末にはその各週を振り返り、1ヶ月のまとめを手帳に書き込みます。3ヶ月毎にも同じことをします。そして、1年経った時に各月をまとめて振り返り、この1年がどうだったか、目標に向けて進んでいる事が出来たかなどを振り返ります。
4年もこのように計画を立てて、振り返りをしてて気づくことですが、これらを実行することで目標に向かって着実に進んでいるのが実感できます。中には達成まで出来ていない目標もあったりしますが、もう少しというものも多いです。
一応、ウェブを使った商売をしていますので、数値化もしています。各週、各月、各クオーターの数字をアナリティクスで抽出、分析します。広告も同じ。かけた広告費用にかけてどれくらいの反応があったかも毎週記録し、分析します。
経営者としてやったらやりっぱなしはダメです。やった事に対して、しっかりと振り返り、正しい道を選択出来るように 全体を見る時間を取らなければいけないのです。
時間管理術でおすすめの手帳
上述している方法は「7つの習慣」に書かれているインサイドアウトというアプローチです。自己啓発の勉強をしている人なら聞いたことがあると思うのですが緊急じゃないけど大切なこと。このパートのみを切り取って色んなセミナーなどで使われていますが、その前に上述した価値観を明確にする必要があります。
その価値観を明確にするのに便利な手帳はフランクリン手帳です。このフランクリン手帳は7つの習慣をベースに作られているものですから。この手帳の良いところは価値観をしっかりと記述することが出来、それを土台に行動予定を立てていくことが出来ること。
上述した定期的な振り返りは7つの習慣には書かれていませんが、ピータードラッガーも推奨していることなので上手く組み合わせると効果が高まります。
時間管理を効果的にするアプリ
目標管理やTo Do管理については紙媒体である手帳を使っても良いし、アプリを使っても構いません。個人的には手帳の方がパラパラといつでも価値観と目標を見ることができるのでおすすめです。
そして手帳には出来ない時間管理を加速させるアプリがあります。それはタイマーです。iphoneやipadとかにデフォルトで入っています。Androidでも多分入っていると思います。
タイマーアプリで超集中する
To Doをこなしていくときにいかに集中して作業に取り込めるかがキモになります。例えば、ブログを書いているときにFacebookを見ちゃったり、LINEの通知が来たり。営業の新規電話をかけまくるときにメール通知が来たり。集中力を削ぐものは沢山あります。だからタイマーを利用してこの時間は他のことは一切しないと決めます。
これは一気に集中力が高かまりますよ。1回のタイマーの時間は30分くらいがオススメ。1時間とかは絶対に集中力が持続しません。30分集中して少し休憩。そしてまた30分集中する。これを4回くらい繰り返すと2時間 集中していた事になります。
ダラダラと6時間仕事するより2時間集中して仕事をする方が効果には大きな違いがあります。タイマーを是非活用してください。
時間管理の手帳を使って借金を返しました
私は2011年からフランクリン・コビー博士の「7つの習慣」を読み、強烈に影響を受けてずーっとフランクリン手帳を使っています。私の自己紹介記事を読んでくれた方は分かるかもしれませんが、事業に失敗し借金をしてから今までの私の仕事環境・生活環境は大きく変化しています。
現在はタイのバンコクに住んで会社を経営しています。これが実現できたのは7つの習慣を何度も読み返し、フランクリン手帳による時間管理を徹底したからだと思っています。
まとめ
今年の年初に立てた目標に向かってどれだけ進んでいるかを振り返ってみると、この時間管理の重要さがわかると思います。このように書いてしまうと難しいと思ってしまったかもしれませんが、実際はそれ程難しくはありません。完全に慣れであり習慣です。
時間というものは、万人に対して平等です。この限られた時間をどのように使って行くかどうかは、あなた次第であり、あなたの主体的な活動によって大きく変わっていきます。やれば必ず人生が変わりますし、私は実行した人間としてそれをあなたに保証できます。是非、主体的に取り入れてみて下さい。
