4月に入ってタイの旧正月ソンクラーンを前に弊社では2017年の1月〜3月の振り返りをさせました。全ての営業スタッフには年始に目標を立てさせています。
これは企業だけではなく、個人でも年始に今年の目標を考える人がいますが、3ヶ月後には日々の業務に追われてキレイさっぱり忘れている人は少なくありません。
故・スティーブン・コビー博士の7つの習慣のファンである私としては立てた目標をしっかりと自己管理できていないと気が済まないタイプです。それを弊社のスタッフにも要求しています。
彼らは今までにこのような振り返りをした事がありません。やったりやりっぱなし。結果は個人の力量によって大きく差が出ます。
社長として管理者として、スタッフたちには自分が立てた目標を達成するために、最大限のパフォーマンスをしてもらわないといけません。その為にも3ヶ月ごとの結果に対してフィードバックを入れていきました。
3ヶ月を振り返る
立てた目標に対して出来たこと、出来なかったことを考えさせます。自分で考えさせるのがポイント。営業スタッフ自ら考えた事と管理者のフィードバックをすり合わせます。弊社では営業スタッフによって「出来た」、「出来なかった」、「そこそこ」という感じでバラつきがありました。
3ヶ月で1年の目標を達成したスタッフもいました。このスタッフには次の3ヶ月で更に伸ばすことを目標としました。他には利益率が低いスタッフがいました。このスタッフに関しては次の3ヶ月で既存顧客の利益率を上げることを目標とさせました。
このように振り返りをしないと、スタッフ自身が自分で何が出来ていて、何が出来ていないかを気づく事が出来ません。それを気づかせて一緒に目標を達成するのが管理者の役割なのかなと思います。
数値で管理する
目標は数値で管理しなければいけません。頑張るとか精神論では正しいプロセスで目標達成は出来ませんので。3ヶ月の結果の数値を見せる。3ヶ月後の目標を数値で出す。数値化している現在の活動から分析し、どの活動をどれくらい行うのか、どこを改善する必要があるのかを考えながら目標達成プロセスを作っていきます。
自己管理をさせる
目標達成のために何をすればいいのか大枠は決まりました。次はそのプロセスを1ヶ月単位、1週単位、1日単位でどうするかを管理させます。弊社の場合は目標に対して1週間でやらなければいけない事。1日で何をするかを事前に自分で決めさせています。
例えば弊社の営業スタッフの場合では既存顧客のフォローをしながら1週間に100件の新規電話をかけること。既存顧客からも別案件を取るために1、2ヶ月に1回の頻度で訪問する。というのが最低限の決まりです。
顧客数・仕事件数が多くなりキャパオーバーの場合はアシスタントをつけるという判断は管理者側で行います。日々のタスクはエバーノートで管理。各営業スタッフと管理者で情報共有をしています。
まとめ
目標達成するためには目標を区切らなければいけません。また区切って都度 進捗を確かめる必要があります。これは管理者側だけの仕事ではなくて、営業スタッフ自身にも大切な仕事として自分で考えさせる必要があるものです。管理職はそれをサポートするのが仕事ですよね。
営業スタッフがタスク管理、自己管理をしっかりと出来るように成長してくれれば、管理者側の仕事はぐっと減る事でしょう。管理者側としてはここを目標としたい所です。
